Politique de confidentialité - Information médicale
Règlement de traitement des données personnelles Substipharm applicable aux demandes d’information médicale
Chez Substipharm, nous sommes amenés à collecter vos données personnelles à l’occasion de vos demandes d’informations médicales sur nos produits, afin de vous répondre, d‘analyser vos demandes.
La collecte ainsi que le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la gestion des demandes d’information médicale.
Sa base légale, requise au regard du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après aussi désigné « RGPD »), est l’obligation légale incombant à Substipharm de traiter la demande d’information médicale conformément au Code de la Santé Publique (articles R5124-2 et L5122-1) et la Charte et le Référentiel de Certification de l’Information Promotionnelle (critère E6 notamment).
La seconde base légale, au regard du RGPD est aussi l’intérêt légitime. Nous pouvons, en effet, collecter et traiter vos données personnelles à des fins d’amélioration de nos produits.
En aucun cas les informations recueillies ne pourront être réutilisées pour poursuivre une autre finalité que celle prévue par les présentes.
I) Données collectées et Finalité du traitement
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la Loi du 6 janvier 1978 modifiée, certaines informations à caractère personnel sont collectées par Substipharm dans le cadre des demandes d’informations médicales.
La Finalité du traitement est la gestion, l’analyse vos demandes d’information médicale , comme détaillé ci-dessous.
Chez Substipharm, nous collectons et conservons uniquement les données qui sont pertinentes et répondent à la Finalité du traitement. Les données susceptibles d’être collectées par Substipharm et le détail de leur Finalité sont les suivantes :
Données collectées | Finalité détaillée : |
Identité du demandeur : – Nom – Prénom – Adresse postale (si adresse email non disponible) – Adresse électronique – Numéro de téléphone – Spécialité du professionnel de santé (si le demandeur est un professionnel de santé) | identifier et échanger directement avec la personne effectuant la demande d’information médicale sur nos produits |
Données concernant la personne exposée au médicament strictement nécessaires à l’appréciation de la demande d’information, notamment : – Age – Sexe – Poids – Taille – Données de santé La demande qui serait faite directement par la personne exposée, a pour effet de lever le secret de son identité. | Répondre et d’analyser la demande d’information médicale |
Médicament concerné ; – Nom du médicament – Dosage – Numéro de lot, etc. | Répondre et analyser la demande d’information médicale |
II) Les destinataires des données personnelles collectées
- Au sein de l’Espace Economique Européen
Nous sommes amenés à mettre à disposition ou transférer vos données à caractère personnel au sein de l’entreprise ou du groupe Substipharm aux destinataires, suivants :
- Au département Information Médicale de Substipharm,
- aux autres départements de Substipharm impliqués dans le traitement des données,
- aux autres entités du groupe Substipharm au sein de l’Espace Economique Européen,
De même ces données peuvent être transférées aux prestataires de services et aux sous-traitants agissant pour le compte de Substipharm dans le cadre de la Finalité du traitement. Ces derniers seront considérés comme les « sous-traitants » au sens du RGPD.
Tous ces destinataires ont accès aux données à caractère personnel qu’autant qu’ils ont besoin d’en disposer pour la Finalité du traitement susmentionné.
La communication ou le transfert sont effectués conformément aux exigences de sécurité du RGPD.
- Transferts hors de l’Espace Economique Européen
Les données collectées par Substipharm sont traitées, stockées et archivées dans l’Espace Economique Européen. Mais par exception, un transfert en dehors de l’Espace Economique Européen peut être nécessaire au traitement de l’information médicale si l’information médicale est associée à un cas de Pharmacovigilance.
Dans ce cas, le transfert est réalisé uniquement vers des pays de destination reconnus comme assurant un niveau de protection adéquat par l’Union Européenne ou par la mise en place de mesures pour encadrer le transfert et garantir le niveau de protection requis par le RGPD.
III) Durée de conservation des données personnelles
La durée de conservation est justifiée par la Finalité de la collecte et du traitement des demandes d’information médicale.
Les données à caractère personnel collectées et traitées ainsi que l’historique des demandes d’information médicale sont conservés jusqu’à 30 ans à compter de la date de réception de la demande d’information médicale.
IV) Droits des personnes
Les personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles dans le cas d’une demande d’information médicale disposent des droits suivants :
- Droits d’accès : c’est-à-dire le droit d’accéder aux données qui vous concernent qui sont traitées par Substipharm,
- Droit de rectification : c’est- à dire le droit de rectifier les données vous concernant qui seraient inexactes, incomplètes,
- Droit à la limitation : c’est-à-dire le gel temporaire de vos données le temps de procéder à des vérifications, lorsque la personne conteste l’exactitude des données,
- Droit à l’effacement et à la suppression de vos Données Personnelles dans les conditions définies par la réglementation et législation applicables (droit à l’oubli),
- Droit d’opposition au traitement de tout ou partie de vos Données Personnelles lorsque celles-ci ont été collectées et traitées sur la base des intérêts légitimes de Substipharm (sous réserve de la justification de votre situation particulière),
- Droit à la limitation du traitement de vos Données Personnelles,
- Droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.
Les droits d’opposition et d’effacement peuvent être limités dans certaines situations notamment si le traitement de vos données répond à une obligation légale.
V) Contact
Si vous souhaitez contacter Substipharm concernant vos données personnelles, vous pouvez écrire :
Par courrier postal :
Substipharm
24 rue Erlanger
75016 Paris
Par courrier électronique : dataprivacy@substipharm.com
Substipharm répondra dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande conformément à l’article 12 de la RGPD. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Cette prolongation sera portée à votre connaissance dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Vous pouvez également à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre Etat Membre (CNIL en France).
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07, +33 (0) 1 53 73 22 22 / www.cnil.fr).
